Kunnanhallitus
Pöytäkirja 19.09.2022/Pykälä 160

Ympäristölautakunta 07.09.2022 § 53 

553/02.02.00/2020 

Valmistelijat ympäristösihteeri riitta.hyytiainen@karkola.fi puh. 044-770 2235

asianhallintapäällikkö jaana.nihtila@karkola.fi, puh. 044-770 2207

Vuoden 2022 talousarviossa on hyväksytty ympäristötoimialan sitovaksi valtuustotason tavoitteeksi ympäristönsuojelun ja rakennusvalvonnan sähköisen asioinnin käyttöönotto vuoden 2022 aikana.

Tiedonhallintalain vaatimukset sekä arkistolaitoksen määräykset 

Julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetussa laissa (906/2019) säädettyjä siirtymäaikoja päättyi vuoden 2021 lopussa. Sovellettavat säännökset aiheuttavat muutoksia asiakirjojen käsittelytapaan siten, että viranomaiselle saapuvat pysyvästi säilytettävät tai arkistoitavat asiakirjat on muutettava pääsääntöisesti sähköiseen muotoon. Viranomaisen laatimat asiakirjat on säilytettävä pääsääntöisesti sähköisessä muodossa. Viranomaisen tietyt aineistot on oltava saatavilla myös koneluettavassa muodossa.

Rakennusvalvonnan asiakirjat ovat pysyvästi säilytettäviä, jolloin tulee ottaa huomioon arkistolaitoksen määräykset (AL/24541/07.01.01.03.02/2015, AL/17413/07.01.01.03.01/2016) sekä tiedonhallintalain vaatimukset. Arkistolaitos määrää arkistolain (831/1994) 8 §:n ja 11§:n nojalla kaikki kuntien rakennusvalvonnan lakisääteisissä tehtävissä syntyvät sähköiset asiakirjatiedot pysyvään säilytykseen sähköisessä muodossa.

Sähköinen asiointi 

Sähköinen asiointipalvelu tukee kansalaisten, yritysten ja yhteisöjen mahdollisuuksia käyttää julkisia palveluja ajasta ja paikasta riippumatta. Sähköinen asiointi on yleensä helpoin ja nopein tapa hoitaa viranomaisasioita. Kun sähköisten palvelujen käyttö lisääntyy, julkinen palvelutuotanto tehostuu ja yhteisiä verovaroja säästyy.

Sähköisen asioinnin käyttöönotto- ja käyttökustannukset kokonaisuudessaan ovat noin:

-          Käyttöoikeusmaksu 3 100 euroa/vuosi

-          Käyttöönottokustannukset 6 - 10 htp = 7 200 - 12 000

-          piirustusten sähköinen leimaus 882 euroa/vuosi

Sähköinen arkisto

 Dynasty-asianhallintajärjestelmään on kansliapäällikön päätöksellä 14.6.2022 § 46 tilattu arkistotietokanta. Arkisto on sähke2-sertifioitu säilytysjärjestelmä, joka täydentää asianhallintajärjestelmän niin, että sillä pystytään kattamaan asiakirjojen koko elinkaari. Arkiston avulla viranomainen voi toteuttaa aineistojensa sähköisen säilyttämisen tiedonhallintalain edellyttämällä tavalla. Arkistoa voidaan käyttää myös muissa tietojärjestelmissä tuotettujen asiakirjojen arkistointiin, jolloin se vaatii käyttöoikeuslisenssin ja rajapintasovelluksen hankintaa sekä rakennusvalvonnan tietojärjestelmän (Trimble/Locus) ja Dynasty-asianhallintajärjestelmän integraation. Rajapintasovellus mahdollistaa Trimble Locuksessa käsiteltävien rakennusvalvonnan asiakirjojen:

-          haun Dynastysta Trimble Locukseen

-          Locuksella tuotettujen asiakirjojen tallentamisen metatietoineen Dynasty-asianhallintajärjestelmään sekä

-          sähköisten palveluiden kautta saapuvien asiakirjojen viennin Dynasty-asianhallintajärjestelmään.

Sähköisen arkiston ja integraation käyttö- ja käyttöönottokustannukset ovat arviolta noin:

-          Arkiston käyttöoikeuslisenssi 5 600 euroa

-          Arkiston käyttöoikeusmaksu 1 120 euroa/vuosi

-          Arkistosta haku ja arkistoon vienti  2 079 euroa/vuosi

-          rajapintasovelluksen asennuskustannukset noin 2 000 euroa

-          rajapintasovelluksen ylläpitomaksu 1 200 euroa/vuosi

 Vuoden 2022 kustannukset edellä mainittuihin menoihin ovat arviolta noin 15 000 euroa.

Esittelijä ympäristösihteeri Riitta Hyytiäinen

Päätösehdotus Ympäristölautakunta päättää esittää kunnanhallituksen kautta kunnanvaltuustolle 15 000 euron suuruisen lisämäärärahan varaamista rakennusvalvonnan sähköisen asioinnin, arkiston ja rajapintasovelluksen hankintaa varten siten, että lautakunta voisi tehdä hankintapäätöksen kokouksessaan 19.10.2022.

Päätös Hyväksyttiin yksimielisesti.

Muutoksenhaku Muutoksenhakukielto

Kunnanhallitus 19.09.2022 § 160  

553/02.02.00/2020  

Valmistelija asianhallintapäällikkö jaana.nihtila@karkola.fi puh. 044-770 2207

Ympäristölautakunta on käsitellyt asiaa kokouksessaan 7.9.2022 § 53.

Vuoden 2022 talousarviossa on hyväksytty ympäristötoimialan sitovaksi valtuustotason tavoitteeksi ympäristönsuojelun ja rakennusvalvonnan sähköisen asioinnin käyttöönotto vuoden 2022 aikana.

Tiedonhallintalain vaatimukset sekä arkistolaitoksen määräykset 

Julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetussa laissa (906/2019) säädettyjä siirtymäaikoja päättyi vuoden 2021 lopussa. Sovellettavat säännökset aiheuttavat muutoksia asiakirjojen käsittelytapaan siten, että viranomaiselle saapuvat pysyvästi säilytettävät tai arkistoitavat asiakirjat on muutettava pääsääntöisesti sähköiseen muotoon. Viranomaisen laatimat asiakirjat on säilytettävä pääsääntöisesti sähköisessä muodossa. Viranomaisen tietyt aineistot on oltava saatavilla myös koneluettavassa muodossa.

Rakennusvalvonnan asiakirjat ovat pysyvästi säilytettäviä, jolloin tulee ottaa huomioon arkistolaitoksen määräykset (AL/24541/07.01.01.03.02/2015, AL/17413/07.01.01.03.01/2016) sekä tiedonhallintalain vaatimukset. Arkistolaitos määrää arkistolain (831/1994) 8 §:n ja 11§:n nojalla kaikki kuntien rakennusvalvonnan lakisääteisissä tehtävissä syntyvät sähköiset asiakirjatiedot pysyvään säilytykseen sähköisessä muodossa.

Sähköinen asiointi 

Sähköinen asiointipalvelu tukee kansalaisten, yritysten ja yhteisöjen mahdollisuuksia käyttää julkisia palveluja ajasta ja paikasta riippumatta. Sähköinen asiointi on yleensä helpoin ja nopein tapa hoitaa viranomaisasioita. Kun sähköisten palvelujen käyttö lisääntyy, julkinen palvelutuotanto tehostuu ja yhteisiä verovaroja säästyy.

 Vuoden 2022 arvioidut kustannukset menoihin ovat noin 15 000 euroa.

Ympäristölautakunta esittää kunnanhallituksen kautta kunnanvaltuustolle 15 000 euron suuruisen lisämäärärahan varaamista rakennusvalvonnan sähköisen asioinnin, arkiston ja rajapintasovelluksen hankintaa varten siten, että lautakunta voisi tehdä hankintapäätöksen kokouksessaan 19.10.2022.

Esittelijä pormestari Markku Koskinen

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää esittää kunnanvaltuustolle 15 000 euron suuruisen lisämäärärahan varaamista rakennusvalvonnan sähköisen asioinnin, arkiston ja rajapintasovelluksen hankintaan.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Muutoksenhaku Muutoksenhakukielto

Jakelu ympäristösihteeri

 rakennustarkastaja

 Kunnanvaltuusto