Sivistys- ja hyvinvointilautakunta
Pöytäkirja 02.06.2022/Pykälä 55

Sivistys- ja hyvinvointilautakunta 31.03.2022 § 33 

49/02.08.00/2022 

Valmistelija sivistysjohtaja petri.kakonen@karkola.fi puh. 044-770 2130

Kärkölän kunta lähetti 11.3.2022 liitteenä olevat tarjouspyyntöasiakirjan ja tuotteiden vähimmäisvaatimukset sekä hankittavien tuotteiden tuoteluettelon (KVA Arkkitehdit Oy laatima) Hansel Oy:n Päiväkoti- ja koulukalusteet 2021 - 2025 dynaamiseen hankintajärjestelmään, jonka seurauksena tarjouspyyntö välittyi kahdeksalle (8) kalustetoimittajalle. Tarjouskilpailussa noudatetaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 52 §:ssä tarkoitettua dynaamista hankintajärjestelmän sisäistä kilpailutusta koskevaa menettelyä. Asiakas valitsee sisäisen kilpailutuksen perusteella yhden toimittajan ja tekee voittaneen tarjoajan kanssa hankintasopimuksen. Tarjouspyynnössä määritettiin, että tarjoukset tulee jättää 28.3. klo 15 mennessä. Jättäessään tarjouksen tarjoaja vakuuttaa, että tarjottujen hintojen mukaiset tuotteet täyttävät käyttötarkoituksen mukaiset vähimmäisvaatimukset. Lisäksi tarjouspyynnössä määritettiin, että halvimman hinnan antanut tarjoaja valitaan sopimustoimittajaksi. 

Tarjouspyyntö koskee koulurakentamisen 2. vaiheen koulu- ja kirjastokiinteistön irtokalusteiden toimittamista asennettuina 1.8.2022 mennessä. Hankinnan kohteena 11 yleisopetuksen opetustilan sekä 4 erityisopetustilan oppilaiden työpöydät ja tuolit. Opetustiloissa 16 opettajan työpisteen ja ruokalan sekä toimisto- ja henkilöstötilojen kalustaminen. Lisäksi kirjaston lukunurkkauksen sekä koulun käytävillä ja auloissa olevien ryhmätyöpisteiden kalustaminen.

Hankintayksikkö toteuttaa tarjousten avaustilaisuuden 29.3., jonka yhteydessä laaditaan yhteenveto tarjouksista. Lautakunnan jäsenille lähetetään sähköpostitse ennen kokousta yhteenveto tarjouksista ja esittelijän päätösehdotus.

Esittelijä sivistysjohtaja Petri Käkönen

Päätösehdotus Sivistys- ja hyvinvointilautakunta päättää siirtää asian käsittelyn seuraavaan kokoukseen, koska kilpailutukseen "Kärkölän kunnan koulurakentamisen 2. vaiheen koulukiinteistön koulukalusteet", ei tullut yhtään tarjousta.

Päätös Sivistys- ja hyvinvointilautakunta päätti siirtää asian käsittelyn toukokuussa pidettävään kokoukseen.

Muutoksenhaku Muutoksenhakukielto

Sivistys- ja hyvinvointilautakunta 02.06.2022 § 55  

49/02.08.00/2022  

Valmistelija sivistysjohtaja petri.kakonen@karkola.fi puh. 044-770 2130

Kärkölän kunta toteutti uudelleen koulu- ja kirjastokalusteiden kilpailutuksen laventaen merkittävästi kalusteiden vähimmäisvaatimusmäärityksiä, mutta edellyttäen kalusteiden toimittamista asennettuina 8.8.2022 mennessä, huomioiden toimitusviivästysseuraukset ja edellyttäen, että yksi toimittaja pystyy toimittamaan kolmea kalustetuotetta lukuun ottamatta kaikki tuotteet. Kilpailutus toteutettiin ajalla 8.-26.4.2022. Hankintajärjestelmän puitesopimustoimittajilta ei tullut yhtään tarjousta.

Tämän jälkeen kunta lähetti puitesopimustoimittajille ajalla 27.4.-5.5. toteutetun markkinakartoituksen, jolla selvitettiin syitä, jotka olivat estäneet toimittajia jättämästä tarjousta. Toimittajat ilmoittivat keskeisinä syitä maailmanpoliittiseen tilanteen aiheuttamat vaikeudet kalusteiden saatavuudessa ja niiden pitkät toimitusajat, jotka estävät toimittajia sitoutumaan tarkkaan toimituksen määräaikaan sekä tarjouspyynnön vähimmäisvaatimusmääritykset, jotka estävät kalustevalmistajia hyödyntämästä täysimääräisesti vakiokalustemallistojaan. 

Markkinakartoituksen avulla saatujen tietojen perusteella kunta valmisteli kolmannen tarjouspyynnön siten, että hankinta jaettiin neljään itsenäiseen osa-alueeseen, jotka ovat:

-          Osa-alue 1: kohtaamistilojen kalusteet

-          Osa-alue 2: kaappeja, laatikostoja, pöytiä ja tuoleja

-          Osa-alue 3: työpistekalusteet

-          Osa-alue 4: oppilaskalusteet.

Tarjouksessa sallitaan esimerkkituotteita vastaavat tuotteet, mitat ja materiaalit toimittajan vakioratkaisuilla, jotka on suunniteltu ja testattu oppimisympäristöihin soveltuviksi. Musiikkiluokkaan suunnitellut kirjoitustasolliset oppilastuolit korvattiin tarjouspyynnössä muiden opetustilojen oppilastuoli ja työpöytä -yhdistelmillä. Yksittäiset tekstiilituotteet irroitettiin tarjouspyynnöstä erillishankintana suoritettavaksi. Tarjoaja voi jättää tarjouksen yhdelle tai useammalle osa-alueelle. Hankintayksikkö tekee jokaisen osa-alueen osalta oman itsenäisen tarjousvertailun ja hankintapäätöksen. Halvimman hinnan antanut tarjoaja valitaan osa-alueen toimittajaksi. Lopullisen tuotteet tulee toimittaa viimeistään koulun syysloman aikana 30.10.2022 mennessä. Tarjoajien tulee kuitenkin toimittaa väliaikaiset toimintaan sopivat kalusteet 8.8.2022 mennessä, jotta toiminta kohteessa voi alkaa suunnitellusti syyslukukauden alussa. Väliaikaisten kalusteiden toimitusvelvoite ei koske osa-alueen 1 kalusteita. 

Tarjousten jättöaika päättyy 30.5. klo 15. Hankintayksikkö toteuttaa tarjousten avaustilaisuuden 31.5., jonka yhteydessä laaditaan yhteenveto tarjouksista. Lautakunnan jäsenille lähetetään sähköpostitse ennen kokousta yhteenveto tarjouksista ja esittelijän päätösehdotus.

Esittelijä sivistysjohtaja Petri Käkönen

Päätösehdotus Sivistys- ja hyvinvointilautakunta päättää valita Kärkölän kunnan koulurakentamisen 2. vaiheen koulu- ja kirjastokiinteistön irtokalustetoimittajan/-toimittajat.

Päätös Asian käsittelyn aluksi sivistysjohtaja teki seuraavan muutetun päätösehdotuksen: Sivistys- ja hyvinvointilautakunta tutustuu tarjouspyynnön hintalomakkeen sisältöön ja tarjousten avaustilaisuuden pöytäkirjaan. Lautakunta päättää valita koulu- ja kirjastokiinteistön irtokalustetoimittajiksi Martela Oyj:n tarjouspyynnön hintalomakkeen osa-alueiden 1, 2 ja 3 osalta sekä Lekolar-Printel Oy:n osa-alueen 4 osalta. Pöytäkirjaan liitetään tarjousten avaustilaisuuden pöytäkirja.

Lautakunta päätti hyväksyä muutetun päätösehdotuksen yksimielisesti.

Muutoksenhaku Hankintaoikaisu ja valitusosoitus

Tiedoksianto Pöytäkirjaote tarjouksen jättäneet yritykset