Kunnanhallitus
Pöytäkirja 14.06.2021/Pykälä 128

ICT-toimikunta 17.03.2021 § 3 

142/02.08.00/2021 

Valmistelija kansliapäällikkö jouni.nieminen@karkola.fi, puh. 044-770 2206

Hollolan kunta on irtisanonut ICT-yhteistyösopimuksen Kärkölän kunnan kanssa päättymään 31.7.2021. Yhteistyö Hollolan kunnan kanssa on ollut pitkäaikaista ja sopimuksen päättymisen aiheuttama muutos suuri.

Kärkölän kunta käynnisti Polku Tieraan -selvitystyö 26.6.2020 yhdessä Hollolan kunnan ja Kuntien Tiera Oy:n kanssa. ICT-toimikunta käsitteli asiaa kokouksessaan 12.8.2020.

Tiera on saanut valmiiksi ratkaisuehdotuksen Kärkölän kunnalle ja sen esittelee kokouksessa ICT-toimikunnalle Erkka Hakkarainen Tierasta.

Esittelyn jälkeen ICT-toimikunta keskustelee Tieran ratkaisuesityksestä sekä tunnistaa mahdollisia muita kumppanivaihtoehtoja siitä, miten kunta voi tulevaisuudessa järjestää tietohallinnon ja ICT-tuen toiminnot.

Päätösehdotus Toimikunta päättää muotoilla lausunnon kunnanhallitukselle ICT-palvelutuotannon järjestämisestä keskustelunsa pohjalta.

Päätös Tiera piti esittelyn Polku Tieraan ratkaisusta. Antero Aaltonen tekee käydyn keskustelun perusteella pohjan lausuntoa varten ja toimikunta muotoilee lausunnon yhdessä Teams työtilassa.

Kunnanhallitus 29.03.2021 § 68 

142/02.08.00/2021 

Valmistelija kansliapäällikkö jouni.nieminen@karkola.fi, puh. 044-770 2206

Kuntien Tiera Oy on saanut valmiiksi ratkaisuehdotuksen Kärkölän kunnalle ja esitteli sen kunnanhallitukselle keskustelutilaisuudessa 24.3.2021.

Tieran analyysin mukaan kunnan ICT-palvelutuotanto on aliresursoitu, riskitaso on verrokkikuntiin nähden korkea sekä resurssivajeen vuoksi keskushallinnolla ei ole riittävää kykyä tukea toimialojen kehitystarpeita. Tieran tuottama luottamuksellinen esitysaineisto on jaettu oheisaineistona kunnanhallitukselle Teams-kanavassa.

Tiera esittää, että Kärkölän kunta käynnistää Tieran kanssa sopimusneuvottelut, joiden aikana tuotetaan päätöksentekoon tarvittavat sopimusdokumentit ja sovitaan palveluntuottamiseen liittyvät vastuut. Neuvottelujen aikana selvitetään palvelujen siirtoon liittyvät yksityiskohdat ja tarkat kustannukset. Neuvotteluihin tulee varata aikaa noin 2 kuukautta. Neuvottelut eivät velvoita kuntaa tekemään sopimusta Tieran kanssa.

ICT-toimikunta on antanut valmistelun tueksi kunnanhallitukselle lausunnon siitä, miten kunta voi tulevaisuudessa järjestää kunnan tietohallinnon ja ICT-tuen toiminnot. Lausunto on jaettu oheisaineistona kunnanhallitukselle teams-kanavassa.

Esittelijä pormestari Markku Koskinen

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää käynnistää Kuntien Tiera Oy:n kanssa sopimus-neuvottelut, joiden aikana tuotetaan ICT-palvelutuotannon järjestämiseen liittyvään päätöksentekoon tarvittavat sopimusdokumentit ja sovitaan palveluntuottamiseen liittyvät vastuut. Kunnanhallitus päättää lisäksi nimetä kansliapäällikön johtamaan neuvotteluita kunnanhallituksen edustajana ja raportoimaan neuvottelujen etenemisestä kunnanhallitukselle.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Muutoksenhaku Muutoksenhakukielto

Kunnanhallitus 14.06.2021 § 128  

142/02.08.00/2021  

Valmistelija kansliapäällikkö jouni.nieminen@karkola.fi, puh. 044-770 2206

Kunnan ICT-palvelutuotannon tavoitteena on, että kunnalla on jatkossa käytössä ajanmukaiset, käyttäjien tarpeisiin joustavasta mukautuvat sekä tietoturvalliset ja tarpeiden mukaan uudistuvat tietohallintopalvelut.

Tavoiteltavaa on, että kunnan tietohallintopalvelut olisivat kuntakentässä hyvällä keskitasolla. Kunta ei tavoittele uudistuksissa edelläkävijän roolia.

Kunnalla ei ole tähän saakka ollut omaa ICT-henkilöstöä, vaan kunta on ostanut tietohallintopalvelut kokonaispalveluna Hollolan kunnalta. Tähän palveluun on kuulunut myös tietohallinnon suunnittelun, sopimushallinnan, johtamisen sekä kehittämisen palvelut, jotka on kunnalle tuottanut Hollolan kunnan tietohallintopäällikkö.

ICT-palvelutuonnon uudistamisen vaihtoehtoina ovat valmistelutyössä tunnistettu seuraavat vaihtoehdot:

1. Oman henkilöstön (3-5 htv) palkaaminen ICT-palvelutuotantoon
2. ICT-palvelujen kilpailuttaminen ja tilaaminen yhdeltä tai useammalta palveluntuottajalta
3. ICT-palvelusopimus In-house-yhtiö Kuntien Tiera Oy:n kanssa

Oman henkilöstön palkkaamiseen ei voida tunnistaa perusteita palvelujen riittävän tasaisen laadun, tietoturvatason ja erityisesti poikkeustilanteiden hallinnan näkökulumista. Myös kustannusvaikutukset olisivat korkeammat kuin palvelusopimusvaihtoehdossa.

Hollolan kunta on irtisanonut ICT-yhteistyösopimuksen Kärkölän kunnan kanssa päättymään 31.7.2021, jonka johdosta EU-kynnysarvon ylittävän ICT-palvelujen kilpailuttaminen ei ole muutosprojektin edellyttämään aikatauluun pohjautuen tässä vaiheessa mahdollinen vaihtoehto.

Perustuen kunnanhallituksen 29.3.2021 § 68 päätökseen kunta on käynyt Kuntien Tiera Oy:n kanssa sopimusneuvottelut, joiden aikana on tuotettu ICT-palvelutuotannon järjestämiseen liittyvään päätöksentekoon tarvittavat sopimusdokumentit ja esitykset palveluntuottamiseen liittyvistä vastuista.

Kunnanhallitukselle on jaettu alla listattu salassa pidettävä aineisto (Julkisuuslaki 24.1 § kohta 17):

1. Tiera ICT palvelut Puitesopimus 4972/2021 Tiera ulkoistuspalvelut Kärkölän kunta

2. Projektisopimus ICT transitio- ja transformaatioprojekti Kärkölän kunta 2021

-      Liite 1.1 Projektin ohjaus- ja laatukäytännöt

-      Liite 1.2 Kärkölä Tiera-palveluiden käyttöönotto projektisuunnitelma

-      Liite 2 JIT 2015 Henkilötiedot (Erityisehtoja henkilötietojen käsittelystä)

-      Liite 3 JIT 2015 Konsultointi (Erityisehtoja konsultointipalveluista)

-      Liite 4 JIT 2015 Yleiset ehdot

3. Tiera Infrapalvelut Palvelusopimus 4974 / 2021 Kärkölän kunta

-      Liite 1 Asiakaskohtainen ratkaisukuvaus Kärkölä

-      Liite 2 Vastuumatriisi Kärkölä

-      Liite 3.1 Palvelukuvaus Tiera Käyttötuki 2019

-      Liite 3.2 Palvelukuvaus Tiera Lähitukipalvelut 2019

-      Liite 3.3 Palvelukuvaus Tiera Elinkaaripalvelu 2018

-      Liite 3.4 Palvelukuvaus Tiera Laitehallinta 2019

-      Liite 3.5 Palvelukuvaus Tiera Sovelluspaketointi 2016

-      Liite 3.6 Palvelukuvaus Tiera Käyttöpalvelut 2019

-      Liite 4 Laatuliite Tiera Palvelulaatu SLA 2019

-      Liite 5.1 Palveluhinnasto Kärkölä

-      Liite 5.2 Kuntien Tieran Oy:n henkilötyöhinnasto 2016-2020

Kuntien Tieran Oy:n laatimaan tarjoukseen perustuen palvelusopimukseen perustuvat jatkuvan palvelun kustannukset olisivat 33 519,08 euroa vuoden 2021 osalta. Lisäksi ICT transitio- ja transformaatioprojektiin tulee osoittaa vuoden 2021 aikana projektin etenemisen mukaisesti arviolta 40 000 euron määräraha.

Valmisteluun osallistuneiden viranhaltijoiden ja ICT-toimikunnan asiantuntijoiden tekemän kokonaisarvion perusteella kunnan ICT-palvelut voidaan tuottaa laadukkaasti, tietoturvallisesti ja kustannustehokkaasti sekä kunnalle tässä hetkessä optimaalisella tavalla hankkimalla palvelut Kuntien Tiera Oy:ltä tekemällä kolmen vuoden sopimus, johon sisältyy kahden vuoden jatko-optio.

Tietohallinnon suunnitteluun, sopimushallintaan, johtamiseen sekä kehittämiseen tulee osoittaa erikseen päätettävä resurssi, joka voi olla kunnan palkkaama henkilö, kumppanikuntien kanssa yhdessä palkattu henkilöresurssi tai ostopalveluresurssi sopivalta kumppanilta.

Esittelijä pormestari Markku Koskinen

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää hyväksyä Kuntien Tiera Oy:n kanssa neuvotellun sopimuskokonaisuuden kunnan ICT-palvelutuotannon järjestämisestä. Sopimuskokonaisuus solmitaan kolmeksi vuodeksi ja sopimukseen sisältyy optio kahden vuoden jatkosopimuksesta.

Sopimuskokonaisuus koostuu esittelyosassa eritellyistä ICT -palveluiden puitesopimuksesta 4972/2021 ja Infrapalvelut Palvelusopimuksesta 4974 / 2021.

Lisäksi laaditaan ICT transitio- ja transformaatioprojektin sopimus, jossa palvelutuotannon järjestäminen ja palvelujen siirto nykyiseltä palveluntuottajalta kuvataan. Muutosprosessin arvioidaan kestävän vuoden 2022 loppuun ja se etenee vaiheittain huomioiden muun muassa voimassa olevien sopimusten, laitteiden ja ohjelmistojen elinkaaren hallinnan.

Kunnanhallitus hyväksyy Kuntien Tiera Oy:n tarjouksen palveluhinnastoineen. Lisäksi kunnanhallitus valtuuttaa pormestarin ja kansliapäällikön tekemään sopimuskokonaisuuteen tarvittavat teknisluonteiset korjaukset sekä allekirjoittamaan sopimukset.

Kunnanhallitus päättää esittää kunnanvaltuustolle 90 000 euron lisämäärärahan myöntämistä ICT-palvelutuotannon järjestämiseen liittyviin muutoksiin vuoden 2021 talousarvioon.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Muutoksenhaku Muutoksenhakukielto

Jakelu Kuntien Tiera Oy