Tekninen lautakunta
Pöytäkirja 18.03.2025/Pykälä 27

Tekninen lautakunta 18.03.2025 § 27  

791/02.08.00/2020  

Valmistelija vt. tekninen johtaja niina.varjo@karkola.fi puh. 044-770 2148

 vt. kiinteistöpäällikkö julia.pulkkinen@karkola.fi puh 044-770 2080

 Hankinnan taustaa ja perustelut

Kärkölän kunnan tekninen toimi on teettänyt syksyllä 2020 koko kunnan laajuisen katu- ja tievalaistuskeskusten kuntotutkimuskartoituksen, jolla on selvitetty Kärkölän kunnan katu- ja tievalokeskusten kunto. Tutkimusten tulosten myötä tekninen toimi on kilpailuttanut vuoden 2020 lopussa katu- ja tievalaistuksen ohjausjärjestelmän kokonaispalveluna.

Tekninen lautakunta on 22.6.2021 § 59 päättänyt vuoden 2021 valaistusohjelman käsittelyn yhteydessä ensin toteuttaa kuntotutkimuskartoituksen yhteydessä todettujen korjaustarpeiden mukaiset toimenpiteet ja valtuuttaa teknisen johtajan valitsemaan sen jälkeen kohteet, jossa kilpailutettu uusi katu- ja tievalaistuksen ohjausjärjestelmä otetaan käyttöön. Silloisen teknisen johtajan siirryttyä vuoden 2021 lopussa toisen työnantajan palvelukseen on katu- ja tievalaistuksen ohjausjärjestelmän käyttöönotto jäänyt kesken ja näin ollen hankintaa ei ole keskeytetty eikä siitä ole tehty hankintapäätöstä.

Hankintalaissa ei ole säädetty määräaikaa hankintamenettelyn keskeyttämiselle. Hankintayksikkö voi siis keskeyttää hankinnan missä vaiheessa tahansa ja korjata myös lainvoimaisia hankintapäätöksiään. Menettelyä, jossa hankintaa ei keskeytetä ja tarjouksia pyydetään uudestaan tekemättä uutta hankintailmoitusta, ei voida pitää hankintalain kannalta hyväksyttävänä. Ottaen huomioon sen, että vuoden 2020 kilpailutuksessa on saatu vain yksi tarjous, jossa on tarjouksen voimassaoloajaksi määritelty tarjouspyynnön mukainen voimassaolo (vähintään 8 viikkoa tarjouksen viimeisestä jättämispäivästä), voi tekninen lautakunta saattaa hankintamenettelyn loppuun tekemällä asiasta hankintapäätöksen. Tarjouksen jättäneeltä yritykseltä on kysytty mielipidettä tarjouksen voimassaolosta, ja heidän mukaansa se on edelleen voimassa.

Hankinnan kuvaus

Tarjouksia katuvalaistuksen ohjausjärjestelmästä on pyydetty kokonaispalveluna, eli palveluntuottaja vastaa ohjausjärjestelmästä kokonaisuutena. Sopimukseen kuuluu käyttökoulutus, laitteet, tiedonsiirto, ylläpito, käyttöliittymä, tietojärjestelmät palvelinalustoineen, ohjelmointi, laitteistoiden vikapäivitykset ym. Valopisteitä valaistus verkossa on 1266 kpl ja keskuksia on 22 kpl.

Ohjauksen toimintaperiaate on, että keskusta-alueella ja pääkaduilla valaistus ohjataan päälle ja pois valoisuusantureiden mittaustulosten perusteella. Suojateiden kohdalla valaistus on pystyttävä ohjamaan sekä painonapein että automaattisten läsnäolotunnistimien avulla. Maisemavalaistus sekä muiden seutujen kuten esim. tonttikatujen valaistus toimii energiansäästöperiaatteella hyödyntäen lisäksi vaihekohtaista sammutusta sekä viiveitä syttymis- ja sammutusajankohdissa. Liikunta- ja viheralueilla tulee valaistuksen ohjauksessa pystyä hyödyntämään läsnäolotunnistimia ja valaistusta ohjaavia painonappeja. Ohjausjärjestelmälle asetetut tarkemmat tekniset vaatimukset on esitetty tarjouspyynnössä ja sen liitteessä.

Hankintamenettely

Hankintalain 32 §:n mukainen avoin menettely. Hankinta on ennakoidulta hankinta-arvoltaan kuitenkin kansalliset kynnysarvot alittava pienhankinta.

 Yhteydenpito ja lisätiedot kilpailun aikana

 Tarjouspyyntö julkaistiin 18.12.2020

 Tarjouksen jättöaika 22.12.2020 klo 14:00

 Tarjous saapui 22.12.2020

 Tarjouksen jättäneet toimittajat:

        C2 SmartLight Oy (1897454-0)

 Muita tarjouksia ei saatu.

 Tarjoajien yleisen soveltuvuuden arviointi

 Soveltuvuuden toteamiseksi tarjoajat toimittivat tilaajavastuulain 5§ mukaiset selvitykset (tilaajavastuuraportti).

Toimitettujen asiakirjojen perusteella todettiin, että kaikki yritykset täyttivät yleiset soveltuvuuden ehdot.

Hankinnan vähimmäisvaatimukset

Hankinnan vähimmäisvaatimukset olivat mainittu tarjouspyynnössä seuraavasti:

Tarjoajan tulee esittää tarjouksessa referenssit, jotka eivät saa olla yli 5 vuotta vanhoja. Vähintään yhden näistä tulee olla kokonaispalvelureferenssi, joka vastaa tarjouspyynnön mukaista ohjausjärjestelmäpalvelun toimittamista. Lisäksi tarjotulla ohjausteknologialla on oltava toteutettu vähintään kolme tarjouspyynnön laajuista katuvalaistuksen ohjausjärjestelmää.

Tilaaja pidättää oikeuden hylätä kaikki tarjoukset, mikäli tarjotut palvelut eivät sovellu käyttötarkoitukseen. Lisäksi tarjousten tulee täyttää liitteen 1 Valaistuksen ohjausjärjestelmän tekniset laatuvaatimukset.

Ennen hankintapäätöstä tarjoajien tulee käytännössä esitellä tarjotut ohjausjärjestelmät sekä laitteet tilaajalle. Mikäli toimittaja ei demotilaisuudessa pysty esittelemään kaikkia tarjoamiansa toimintoja tilaajalle, annettu tarjous hylätään.

Tarjouksen vertailu ja valinta perusteluineen

Saatu tarjous vastasi tarjouspyyntöä.

Valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus. Se määritetään hinnan, palvelukuvauksen ja teknisten edellytysten perusteella. Kokonaistaloudellisen edullisuuden arvioinnin pisterajat ja painoarvot ovat seuraavat:

Tarjoushinnan pisteytys määritetään ilmoitetun kokonaiskustannusten perusteella.

Teknisistä vaatimuksista saatava pisteytys määritetään tarjoajan ilmoittamista valaistuksen ohjausjärjestelmän teknisistä laatuvaatimuksista. Niitä verrataan pisteyttäessä Liitteeseen 1 Valaistuksen ohjausjärjestelmän tekniset laatuvaatimukset

Teknisten vaatimusten vertailupisteiden laskentakaava on seuraava:

  Vertailtavan tarjouksen saama pistemäärä

Vertailupisteet = 40 pistettä x --------------------------------------------------

  Pisteytettävän tarjouksen kokonaishinta

Tarjoushinnan vertailupisteiden laskentakaava on seuraava:

   Edullisimman tarjouksen hinta

Vertailupisteet = 60 pistettä x ------------------------------------------------

  Teknisesti parhaan tarjouksensaama pistemäärä

Tarjouksista valitaan se, joka täyttää tekniset laatuvaatimukset parhaiten ja on kokonaistaloudellisesti hinnaltaan edullisin tarjous. Kokonaistalou-dellisuutta arvioitaessa otetaan huomioon:

1) projektihenkilöstön kokemus, koulutus ja resurssit sekä resurssiva-raukset (painoarvo 15 %)

2) työsuunnitelman laatu ja asiantuntemus (15 %)

3) hinta (painoarvo 30 %)

4) yrityksen projektireferenssit ja laatujärjestelmä (painoarvo 40 %).

Tarjouksista valittiin hinnaltaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Tarjouksia saatiin vain yksi, joten erillistä tarjousvertailua tai pisteytystä ei tehty.

 Hankinnan kokonaishinta

Hankinnan kokonaiskustannus pyydettiin seuraavasti:

Kiinteähintaisena kohteittain. Kaikki hinnat annetaan ilman arvonlisäveroa (alv. 0 %). Hinnan tulee sisältää kaikki työn vaatimat kustannukset tuote-, matka-, kopio- yms. kuluineen.

Saatu tarjous oli seuraava:

Arvioituna kokonaiskustannuksena hankinnalle viiden (5) vuoden sopimuskaudella on noin 32 000 euroa ilman arvonlisäveroa.

Esittelijä vt. tekninen johtaja Niina Varjo

Päätösehdotus Tekninen lautakunta päättää hankkia Kärkölän kunnan katuvalaistuksen ohjausjärjestelmän tarjouksessa määritellyin kohdehinnoin C2 SmartLight Oy:ltä arvioituun viiden vuoden sopimuskauden kokonaishintaan 32 000 € (alv 0 %).

Päätös Tekninen lautakunta päätti yksimielisesti hyväksyä päätösehdotuksen.

Muutoksenhaku Hankintaoikaisu, oikaisuvaatimus

Jakelu C2 SmartLight Oy