Kunnanhallitus
Pöytäkirja 05.05.2025/Pykälä 81

Kunnanhallitus 05.05.2025 § 81  

105/00.00.01/2025  

Valmistelija erityisasiantuntija eija.liikamaa@karkola.fi, puh. 044 770 2077

 tietohallintoasiantuntija anne.verras@karkola.fi puh. 044 2043

Valtuutettu Tiina Malm teki 28.4.2025 valtuuston kokouksessa  valtuutettujen Topias Rauhamaan, Santeri Nousjoen, Sirpa Kinnarin, Anne Tuomaila-Lähteenmäen ja Matti Sallilan allekirjoittaman valtuustoaloitteen koskien luottamushenkilöiden sähköpostiosoitetta.

Valtuustoaloite

Kunnan työntekijöillä ja luottamushenkilöillä on samannäköiset sähköpostit käytössä kärkölässä. Tämä pitäisi korjata luomalla luottamushenkilöille omanlainen sähköpostiosoite. Valtuuskauden vaihtuminen on hyvä hetki tehdä tämä korjausliike. Muualla eniten käytetyt sähköpostimallit on lh.etunimi.sukunimi@kunta.fi tai sitten omalla domainilla etunimi.sukunimi@lh.kunta.fi.

Perusteluita:

1. Tietoturva ja yksityisyys: Eri sähköpostiosoitteiden käyttö auttaa suojaamaan sekä luottamushenkilöiden että kunnan työntekijöiden yksityisyyttä ja tietoturvaa. Tämä estää mahdolliset tietovuodot ja väärinkäytökset.
2. Selkeys ja järjestelmällisyys: Eri sähköpostiosoitteet auttavat erottamaan luottamushenkilöiden ja kunnan työntekijöiden roolit ja vastuut. Tämä tekee viestinnästä selkeämpää ja järjestellisempää
3. Viestinnän tehokkuus: Kun luottamushenkilöillä ja kunnan työntekijöillä on omat sähköpostiosoitteensa, viestintä on tehokkaampaa ja kohdennetumpaa. Tämä vähentää väärinkäsityksiä ja parantaa tiedonkulkua.
4. Ammatillisuus: Eri sähköpostiosoitteiden käyttö korostaa ammattilaisuutta ja virallisuutta. Tämä on erityisen tärkeää, kun viestitään ulkopuolisten tahojen, kuten kansalaisten ja muiden organisaatioiden kanssa.
5. Vastuunjako: Eri sähköpostiosoitteet auttavat jakamaan vastuuta ja seuraamaan viestintää paremmin. Tämä on erityisen tärkeää, kun käsitellään tärkeitä ja arkaluonteisia asioita.
6. Kunnan työntekijöillä ei ole tällä hetkellä luottamushenkilö sähköpostia käytössä.
7. Tämä on epäreilu tilanne. Työsähköpostiahan ei voi jakaa omalle koneelle ja toisaalta luottamustoimen asioiden hoito ei ole sopivaa työpaikalla/ajalla.

Valmistelu aloitteeseen

Valtuustoaloitteessa esitettyä asiaa on käyty läpi kunnanhallituksessa ja valtuustossa helmikuussa 2025, sekä uudelleen kunnanhallituksessa 14.4.2025. Kunnanhallitus on linjannut luottamushenkilöiden sähköpostiosoitteeksi etunimi.sukunimi@karkola.fi.

Kunnanhallitukselle on hallintovalmistelun pohjalta esitelty seuraavat perustelut luottamushenkilöiden sähköpostiosoitteiden muuttamiselle lh.etunimi.sukunimi@karkola.fi.

Perusteet:
 

-          Epäjohdonmukaiset laitekäytännöt kasvattavat tietoturva- ja tietosuojariskejä

-          Henkilökohtaiset työasemat eivät ole keskitetyn laitehallinnan piirissä

-          Kunnan hallinto voi varmistua siitä, että viesti tavoittaa vastaanottajan vain silloin, kun käytetään karkola.fi-sähköpostiosoitetta

-          Kunnan hallinto ei voi varmistua siitä, että henkilökohtainen sähköpostipalvelin on riskitön käyttää; viestiä lähetettäessä on harkittava vastaanottavan sähköpostipalvelun luotettavuus

-          Teams-oikeuksien hallintaan liitetyt karkola.fi-sähköpostiosoitteet ovat tietoturvan kannalta riskittömämpiä; myös kumppaneiden teams-ympäristöissä (mm. muut kunnat, sote-palvelut, Kuntaliitto)

Valtuustoaloitteeseen 28.4.2025 tietohallinnon lisähuomiot:

Uusissa valtuutetuissa on useampia henkilöitä, jotka ovat työ-/virka-suhteessa kuntaan. Henkilöt käyttävät työtehtäviensä hoitamiseen etunimi.sukunimi@karkola.fi -sähköpostiosoitetta.

Jos linjataan, että kaikki luottamushenkilöt, sekä uudet että vanhat, käyttävät karkola.fi -sähköpostiosoitetta, asia saattaa muodostua haasteelliseksi niissä tilanteessa, jossa kuntaan työsuhteessa olevan työ-/virkasuhde päättyy, mutta henkilö jatkaa luottamustehtävän hoitoa. Pääsy työtehtävien hoitoon liittyneisiin dokumentteihin säilyy henkilön OneDrivessa. Työ- /virkasuhteen aikainen data siirtyy käyttäjälle voimassa olevan tunnuksen mukana, vaikka käyttötarvetta tai -oikeutta tietoon ei enää ole.

Edellisen osalta on perusteltua tunnistaa tässä tiettyjä tietoturvaan ja tietosuojaan liittyviä riskejä. Käyttämällä lh.etunimi.sukunimi@karkola.fi osoitteita voidaan välttyä em. tilanteilta ja hallita mahdollisia tietoturvan ja tietosuojan riskejä.

Henkilöstön ja luottamushenkilöiden tunnistaminen sähköpostiosoitteen muodon perusteella suoraviivaistaa tietohallinnon työtä.

-          Henkilökunnalla ja luottamushenkilöillä on erilaisia oikeuksia kunnan M365-ympäristössä

-          Henkilökunnalla ja luottamushenkilöillä on käytössään erilaiset M365-lisenssit (alv 0 %):
 

o       luottamushenkilö F3-lisenssi: 6,70 eur/hlö/kk

o       henkilökunta E3-lisenssi: 35,35 eur/hlö/kk

o       Edu A3-lisenssi: 5,37 eur/hlö/kk

Järjestelmä mahdollistaa jo käytössä olevien sähköpostien tietojen siirron uuteen sähköpostiosoitteeseen tai tarvittaessa käännön vanhasta sähköpostiosoitteesta uuteen osoitteeseen siten, ettei luottamushenkilöiden viestintään tule katkosta siirtymäajaksi.

Esittelijä pormestari Markku Koskinen

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää, että uusille luottamushenkilöille perustetaan sähköpostiosoite etunimi.sukunimi@lh.karkola.fi ja jatkaville luottamushenkilöille mahdollistetaan käytössä olevan sähköpostin käyttö siirtymäajaksi. Kaikki luottamushenkilöt siirtyvät uuteen sähköpostiosoitteeseen 31.12.2025 mennessä.

Päätös Keskustelun kuluessa Miia Salminen esitti Markku Koskisen kannattamana, että kunnanhallitus päättää perustaa niille henkilöstöön kuuluville luottamushenkilöille sähköpostin muodossa etunimi.sukunimi.lh@karkola.fi, jotka sen haluavat. 

Julistettuaan keskustelun päättyneeksi puheenjohtaja esitti selostuksen keskustelun kuluessa tehdystä ehdotuksesta, mikä hyväksyttiin ja totesi, että keskustelun kuluessa oli tehty hallituksen esityksestä poikkeava kannatettu esitys, joten on suoritettava äänestys.

Puheenjohtaja esitti äänestyksen toimitettavaksi sähköisenä äänestyksenä, mikä hyväksyttiin ja teki seuraavan hyväksytyn äänestysesityksen: ne, jotka kannattavat esittelijän esityksen hyväksymistä, äänestävät JAA, ja ne, jotka kannattavat Miia Salmisen esityksen hyväksymistä, äänestävät EI.

Suoritetussa sähköisessä äänestyksessä, äänestysluettelo on pöytäkirjan liitteenä, annettiin 2 JAA-ääntä, 6 EI-ääntä ja 1 tyhjä.

Puheenjohtaja julisti kunnanhallituksen päätökseksi tulleen Miia Salmisen esityksen.

Muutoksenhaku Muutoksenhakukielto

Jakelu tietohallintoasiantuntija

 erityisasiantuntija