Sivistys- ja hyvinvointilautakunta
Pöytäkirja 02.05.2024/Pykälä 48

Kunnanhallitus 09.10.2023 § 195 

Valmistelija asianhallintapäällikkö jaana.nihtila@karkola.fi, puh. 044-770 2207

Valtuutettu Santeri Nousjoki luki kokoomuksen valtuustoryhmän alla olevan valtuustoaloitteen 25.9.2023 valtuuston kokouksessa koskien koulukyytisovelluksen käyttöönoton selvittämistä.

Valtuustoaloite:

Ympäri Päijät-Hämettä kunnat ja kaupungit ovat ottaneet viime vuosina

koulukyytisovelluksia käyttöön, viimeisimpänä alkaneella lukuvuotena Heinola. Koulukyytisovelluksella on monia etuja niin kunnalle, perheille kuin kuljetusyrittäjälle.

Usein koulukyydeissä on nykytekniikalla esimerkiksi monia kiemuraisia soittokierroksia perheiden, kunnan ja kuljettajan välillä, mikä on aiheuttanut päänvaivaa ja huolta. Muissa kunnissa tähän haasteeseen on reagoitu muun muassa yhteydenpitoa helpottavalla koulukyytisovelluksella.

Sovellus ilmoittaa muun muassa perheille, jos lapsi ei ole noussutkaan bussiin tai kuljetus on myöhässä. Perhe puolestaan voi ilmoittaa suoraan sovelluksella sekä kuntaan että liikennöitsijälle, ettei lapsi tulekaan esimerkiksi aamulla bussilla. Tässä oli vain muutama esimerkki mahdollisen koulukyytisovelluksen hyödyistä.

Kärkölän on aika hypätä muiden kuntien joukkoon, joissa vastaavista sovelluksista on saatu erittäin myönteistä kuntalaispalautetta.

Valtuutetut esittävät seuraavaa:

Kärkölässä on otettava käyttöön koulukyytisovellus selvityksen jälkeen.

Kunnan tulee selvittää, minkälaisia koulukyytisovelluksia markkinoilla olisi Kärkölän tarpeisiin. Selvityksessä tulee huomioida sovelluksen käyttövarmuus, ominaisuudet sekä ohjelmiston hinta kokonaisuudessaan. Myös Omppu-kyytien yhteensovittaminen sovellukseen tulee huomioida.

Kustannusten pienentämiseksi tulevat koulukyytien reittisuunnittelut tulisi yhdistää tähän sovellukseen, jotta koulukyytien parissa olisi vain muutama toimija Kärkölässä. Toimivalla sovelluksella saataisiin parannettua koulukyytipalvelun turvallisuutta ja toimivuutta.

Esittelijä pormestari Markku Koskinen

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää lähettää aloitteen sivistys- ja hyvinvointilautakunnan käsiteltäväksi.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Muutoksenhaku Muutoksenhakukielto

Jakelu sivistysjohtaja

 Sivistys- ja hyvinvointilautakunta

Sivistys- ja hyvinvointilautakunta 18.04.2024 § 41 

Valmistelija sivistysjohtaja petri.kakonen@karkola.fi, puh. 044-770 2130

Kärkölän kunta lähetti 25.3.2024 liitteenä olevan tarjouspyynnön viidelle (5) kuljetusten reittisuunnitteluohjelmistopalveluja myyvälle yritykselle. Siinä pyydettiin tarjousta koulukuljetusten reittisuunnitteluohjelmistosta,

huoltaja- ja oppilassovelluksista sekä edellä mainittujen ohjelmistojen

käyttöönotto- ja käyttäjätuesta. Lisäksi siinä ilmoitettiin, että lähivuosina (1-3 vuotta) kunnalla on halu liittää asiakassovelluksen käyttäjiksi myös asiointi- ja palvelukuljetuksia tarvitsevat kuntalaiset. Hankinnan kohteena olevassa ohjelmistossa ja sovelluksissa pitää olla valmius edellä mainittuun asiakasryhmän laajentamiseen lähivuosina.

Tarjoajan on ilmoitettava edellä kuvatun ohjelmiston, sovellusten sekä

käyttöönotto- ja käyttäjätuen arvonlisäveroton kokonaishinta sopimuskauden (3 vuotta) aikana. Tarjouksessa pitää mainita yksilöidysti mahdollisten lisätöiden kustannukset ja arvio niistä sopimuskauden aikana.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että sopimuskausi on kolme (3) lukuvuotta alkaen 1.6.2024 ja jatkuen 31.7.2027 saakka. Sopimuskautta on mahdollisuutta jatkaa kahdella (2) optiokaudella 31.7.2029 saakka sopijaosapuolten hyväksynnällä.

Tarjousten käsittelystä ilmoitettiin, että myöhästyneet, määräajan jälkeen saapuneet tarjoukset hylätään avaamattomina. Tarjous hylätään, mikäli se on kalliimpia kuin kunnan nykyiset koulukuljetussuunnittelun henkilöstökustannukset. Tarjous hylätään, jos se ei muuten vastaa tarjouspyyntöä.

Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous liitteessä esitetyin vertailuperusteiden mukaisesti.

Tarjousten avaustilaisuuden pöytäkirja lähetetään lautakunnan jäsenille ennen kokousta.

Esittelijä sivistysjohtaja Petri Käkönen

Päätösehdotus Sivistys- ja hyvinvointilautakunta kiittää aloitteen tekijöitä.
Se tutustuu tarjousten avaustilaisuuden pöytäkirjaan ja tekee hankintapäätöksen. Lautakunta valtuuttaa sivistysjohtajan tekemään sopimuksen tarjouskilpailun voittaneen yrityksen kanssa. Tarjoukset ovat nähtävillä kokouksessa. Avaustilaisuuden pöytäkirja liitetään pöytäkirjaan.

Päätös Sivistys- ja hyvinvointilautakunta päätti jatkaa asiankäsittelyä seuraavassa kokouksessa 2.5.2024 saatuaan lisäselvitystä asiakokonaisuuteen.

Muutoksenhaku Oikaisuvaatimus

Sivistys- ja hyvinvointilautakunta 02.05.2024 § 48  

119/02.08.00/2024  

Valmistelija sivistysjohtaja petri.kakonen@karkola.fi, puh. 044-770 2130

Sivistystoimi hankintayksikkönä kilpailutti hankinnan 25.3.2024 päivätyllä tarjouspyynnöllä, joka lähetettiin sen itse etukäteen rajaamalle tarjoajajoukolle. Asiassa ei ole julkaistu hankintailmoitusta hankintailmoitukset.fi-sivustolla, vaan kyseessä on ollut pienhankinta, jossa hankintayksikölle jää kansallisia ja EU-hankintoja enemmän valtaa määritellä, kuinka se hankintansa toteuttaa. Tarjouspyynnössä on määritelty, että hankintayksiköllä on oikeus hylätä tarjous, mikäli sen hinta on kalliimpi kuin sen nykyiset koulukuljetussuunnittelun henkilöstökustannukset. Tarjouspyyntöasiakirjasta ei kuitenkaan käynyt ilmi, mikä nykyisten henkilöstökustannusten määrä on. Siitä annettiin erillinen tieto 8.4.2024 kaikille tarjouspyynnön saaneille yrityksille.

Tarjousten jättöaika päättyi 14.4.2024. Tarjouksia tarkastettaessa on

havaittu, etteivät saadut tarjoukset ole vastanneet hinnoittelun osalta tarjouspyynnössä edellytettyjä vaatimuksia. Tarjouspyynnön tarkoituksena on ollut saada kokonaishinta reittisuunnitteluohjelmistolle, huoltaja- ja oppilassovelluksille, edellä mainittujen ohjelmistojen käyttöönotto- ja käyttäjätuelle sekä ohjelmistojen avulla "avaimet käteen -periaattella"  toteutuvalle koulukuljetusten reitistö- ja aikataulusuunnittelulle sekä esi- ja perusopetuksen lukuvuoden toimintapäivien aikaiselle muutos-suunnittelulle, mutta saapuneissa tarjouksissa suunnittelutyölle ja reitityspalveluille on annettu erilliset tunti- tai päivähinnat tai tarjous ei ole sisältänyt käytössä olevaa reittisuunnitteluohjelmistoa.

Hankintalain 125 §:n mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Hankinnan keskeyttäminen tarkoittaa sitä, että tarjoajille ilmoitetaan, ettei julkaistun tarjouspyynnön perusteella tulla tekemään hankintapäätöstä ja -sopimusta. Tarjoajille lähetettävässä ilmoituksessa on ilmoitettava perusteet hankinnan keskeyttämiselle. Oikeuskäytännössä hyväksyttäväksi syyksi hankinnan keskeyttämiselle on katsottu muun muassa seuraavat perusteet:

. epäonnistunut tai tulkinnanvarainen tarjouspyyntö

. hankintamenettelyssä tapahtunut virhe, esim. ilmoitusvirhe

Vaikka pienhankintoihin ei sovelletakaan hankintalakia, on niissäkin hankinnan keskeyttäminen perusteltava hyväksyttävällä syyllä, jotta hankintalain 3 §:ssä mainittuja periaatteita ei rikota. Kuitenkin pienhankinnoissa noudatettavien lievempien menettelyvaatimusten perusteella voidaan katsoa, että kynnys hankinnan keskeyttämiselle on alhaisempi kuin kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa.

Mikäli hankintayksikkö päätyy keskeyttämispäätökseen, sen perusteluissa voidaan vedota siihen, että tarjouspyyntö on ollut epäselvä siltä osin, ettei hankinnan kohteen kuvauksesta ole käynyt riittävällä tavalla ilmi, että hankintayksikön tarkoituksena on ollut ostaa tuote, jossa koulukuljetusten reitistö- ja aikataulusuunnittelu sekä esi- ja perusopetuksen lukuvuoden toimintapäivien aikainen muutossuunnittelu toteutuisi "avaimet käteen -periaatteen" mukaisesti. Tästä osoituksena on, ettei yksikään saaduista tarjouksista ole täyttänyt tätä vaatimusta.

Hankintalain 27 §:n mukaan hankinnan ennakoitua arvoa laskettaessa perusteena on käytettävä suurinta maksettavaa kokonaiskorvausta ilman arvonlisäveroa. Arvioinnin on perustuttava ilmoittamisajankohdan tai muun hankintamenettelyn alkamisajankohdan arvoon. Arvoa laskettaessa on otettava huomioon myös hankinnan mahdolliset vaihtoehtoiset toteuttamistavat ja hankintasopimukseen sisältyvät optio- ja pidennysehdot sekä ehdokkaille tai tarjoajille maksettavat palkkiot tai maksut.

Esittelijä sivistysjohtaja Petri Käkönen

Päätösehdotus Sivistys- ja hyvinvointilautakunta hankintayksikkönä päättää keskeyttää hankinnan ja ilmoittaa tarjoajille, ettei julkaistun tarjouspyynnön perusteella tulla tekemään hankintapäätöstä ja -sopimusta. Hankintayksikkö vetoaa keskeyttämispäätöksen perusteluissa epätäsmälliseen ja tulkinnanvaraiseen tarjouspyyntöön, jonka perusteella ei ole ollut mahdollista saada hankintayksikön tarpeen mukaisia tarjouksia. Tarjouspyynnön tarkoituksena on ollut saada kokonaishinta reittisuunnitteluohjelmistolle, huoltaja- ja oppilassovelluksille, edellä mainittujen ohjelmistojen käyttöönotto- ja käyttäjätuelle sekä ohjelmistojen avulla "avaimet käteen -periaatteella"  toteutuvalle koulukuljetusten reitistö- ja aikataulusuunnittelulle sekä esi- ja perusopetuksen lukuvuoden toimintapäivien aikaiselle muutossuunnittelulle.

Lautakunta päättää käynnistää välittömästi uuden tarjouspyynnön laadinnan. Sopimuskausi on kaksi (2) lukuvuotta alkaen 17.6.2024 ja jatkuen 31.7.2026 saakka. Sopimuskautta on mahdollisuutta jatkaa yhdellä (1) optiokaudella 31.7.2027 saakka. Tarjouspyyntöön kirjataan edellä mainittu kuvaus mitä tarjouksen kokonaishinnan tulee sisältää sekä määritetään hankinnan ennakoitu arvo (33 000 euroa) ilman arvonlisäveroa sopimuskauden aikana huomioiden optioehto. Arvo perustuu ilmoittamisajankohdan koulukuljetussuunnittelun henkilöstökustannuksiin.

Päätös Asiasta käydyn keskustelun päätteeksi sivistysjohtaja teki seuraavan muutetun päätösehdotuksen:

Sivistys- ja hyvinvointilautakunta hankintayksikkönä päättää keskeyttää hankinnan ja ilmoittaa tarjoajille, ettei julkaistun tarjouspyynnön perusteella tulla tekemään hankintapäätöstä ja -sopimusta. Hankintayksikkö vetoaa keskeyttämispäätöksen perusteluissa epätäsmälliseen ja tulkinnanvaraiseen tarjouspyyntöön, jonka perusteella ei ole ollut mahdollista saada hankintayksikön tarpeen mukaisia tarjouksia. Tarjouspyynnön tarkoituksena on ollut saada kokonaishinta reittisuunnitteluohjelmistolle, huoltaja- ja oppilassovelluksille, edellä mainittujen ohjelmistojen käyttöönotto- ja käyttäjätuelle sekä ohjelmistojen avulla "avaimet käteen -periaatteella"  toteutuvalle koulukuljetusten reitistö- ja aikataulusuunnittelulle sekä esi- ja perusopetuksen lukuvuoden toimintapäivien aikaiselle muutossuunnittelulle.

Lautakunta päättää, ettei se käynnistä uutta hankintaa, vaan valtuuttaa sivistysjohtajan tekemään ensi lukuvuoden koulukuljetussuunnittelua koskevan sopimuksen edellisinä lukuvuosina koulukuljetussuunnittelupalvelut Kärkölän kunnalle toteuttaneen henkilön kanssa hänen tekemänsä tarjouksen pohjalta.

Lautakunta hyväksyi muutetun päätösehdotuksen yksimielisesti.

Muutoksenhaku Muutoksenhaku, hankinnat (pienhankinnat)

Jakelu Tarjoajat