Kunnanhallitus
Pöytäkirja 20.02.2023/Pykälä 42

Kunnanhallitus 20.02.2023 § 42  

60/07.00.00/2023  

Valmistelija kansliapäällikkö jouni.nieminen@karkola.fi, puh. 044-770 2206

Valtuutettu Santeri Nousjoki teki alla olevan valtuustoaloitteen 13.2.2023 valtuuston kokouksessa koskien virkamiesten ja luottamushenkilöiden välistä viestintää.

Valtuustoaloite

Viestintä on yksi keskeinen yhteistyön muoto kunnan virkamiesten ja luottamushenkilöiden välillä. Tällä hetkellä kunnan sisäinen veistintä luottamushenkilöiden suuntaan kokouksien ulkopuolella ei toimi aina.

Kysyttäessä luottamushenkilö saa kiitettävästi tietoa, mutta jokaista asiaa hän ei osaa välttämättä kysyä etukäteen. Monet sellaiset asiat, joista luottamushenkilöitä olisi kohtuullista tiedottaa, saadaan lukea lehdistä tai kuulla kyliltä. Nykytilanne ei ole kauttaaltaan riittävä, joten kunnan sisäistä viestintää tulee jatkojalostaa.

Valuutettu esittää, että kunnan sisäistä viestintää luottamushenkilöille on tehostettava.

Kunnan tulee aloittaa aktiivisemmin tiedottaminen luottamushenkilöille toimielinten Teams-kanavissa, sähköpostiketjussa tai muulla tiedottamiseen sopivalla tavalla, milloin virkamies voisi tiedottaa asioista matalalla kynnyksellä kokouksien välillä valtuutetuille ja/tai tietyn lautakunnan jäsenille. Tiedottamisen jälkeen luottamushenkilöillä olisi keskustelu- ja kyselymahdollisuus asiasta valitussa viestintäkanavassa toimielimen kesken. Tiedotettavia asioita voisivat olla esimerkiksi tehtyjen päätöksien käytännön toteutuksen tilannekatsaus tai lehdistönosto.

Tämän ajatuksen toteutuessa, virkamiesten parhaalla katsomallaan tavalla, uskon, että päätöksentekijöiden tietoisuus asioista etukäteen ja kysymättä paranisi huomattavasti, mikä puolestaan tiivistäisi virkamiesten ja luottamuhenkilöiden hyvää yhteistyötä.

Kunnanhallitus toteaan vastauksenaan seuraavaa

Kunnan oikea-aikainen ja avoin viestintä tukee kuntalaisten ja kunnan luottamushenkilöiden osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksia sekä myös kunnan johtamista ja viranhaltijoiden tekemää valmistelua.

Sisäinen viestintä toimii kunnan hallinnossa johtamisen välineenä. Sisäinen viestintä on kunnan hallinnossa koko henkilöstön ja luottamushenkilöiden keskeisin yhteistyön muoto. Toimiva viestintä ja tiedonkulku organisaation kaikilla tasoilla ovat oleellinen osa hyvää johtamista ja työyhteisötoimintaa.

Sisäisen viestinnän avoimuus ja oikea-aikaisuus rakentavat luottamusta hallinnon ja luottamushenkilöiden välillä. Erityisesti muutostilanteissa hallinnon sisäisen viestinnän merkitys korostuu.

Kunnan hallinnossa on sisäisen viestinnän ohje, johon perustuen sisäistä viestintää toteutetaan. Lisäksi on tunnistettu tarve laatia digitaalisten työväliden käytön ohjeistus tiedonhallinnan ja tietoturvan kehittämiseen liittyen.

Kunnan hallinnossa on käytössä Microsoft O365-tuotteet ja sisäisen viestinnän keskeinen väline on Teams-viestintäsovellus. Myös kunnan toimielimillä on käytössä omat Teams-kanavat sisäiseen viestintään, tiedonjakoon ja päätösvalmisteluun. Teams-kanavissa jaetaan ajankohtaiset uutiset, yhteistyökumppanien tiedotteet, valmistelun toimintaohjeet ja taustatiedot. Teams-kanavissa voidaan käydä valmistelevia keskusteluja ja esittää päätösten valmisteluun ja toimeenpanoon liittyviä kysymyksiä. Valmistelusta ja toimeenpanosta viranhaltijat vastaavat kattavasti kaikkiin esitettyihin kysymyksiin ja ehdotuksiin.

Teamsin käytön keskeisinä tavoitteina ovat varmistaa samanaikainen ja muuttumaton viestintä, vähentää sisäisen sähköpostin määrää ja tarjota tiedostojen yhteiseen tuottamiseen ja jakamiseen tietoturvallinen kanava, jossa toteutuu myös tiedostojen versioiden ja elinkaaren hallinta.

Kunnan hallinnossa pidetään kunnanhallituksen kokouksen jälkeisenä päivänä Teams-yhteydellä tiedotustilaisuus henkilöstölle, jossa esitellään tehdyt päätökset ja tiedotetaan ajankohtaiset asiat. Tiedotustilaisuuteen voidaan kutsua myös kunnan luottamushenkilöt. Lisäksi kunnanhallitus voi järjestää kokousten jälkeen tiedotustilaisuuksia, joissa luottamushenkilöt saavat tietoa päätösvalmistelusta ja toimeenpanosta.

Esittelijä pormestari Markku Koskinen

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää antaa esittelyosassa todetun vastauksen aloitteeseen sekä järjestää luottamushenkilöille tiedotustilaisuuksia ja tilannekatsauksia kunnan toimielinten päätösten valmisteluun ja toimeenpanoon liittyen.

Lisäksi kunnanhallitus päättää järjestää luottamushenkilöille sisäisen viestinnän koulutusta ja infotilaisuuksia.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Muutoksenhaku Muutoksenhakukielto

Jakelu aloitteentekijä