Kunnanhallitus
Pöytäkirja 30.05.2022/Pykälä 106

Kunnanhallitus 30.05.2022 § 106  

391/00.01.05/2021  

Valmistelijat asianhallintapäällikkö jaana.nihtila@karkola.fi, puh. 044-770 2207

 kansliapäällikkö jouni.nieminen@karkola.fi, puh. 044-770 2206

Valtiovarainministeriö on myöntänyt 9.12.2020 valtionavustusta kuntien digitalisaation yhteishankkeisiin (VN/14992/2020), jonka mukaisesti Kärkölän kunta saa yhdessä Iitin kunnan ja Orimattilan kaupungin kanssa enintään 160 00 euroa kuntien päätöksenteon, kokousten ja tiedonhaun sähköistämisen valmennusohjelman toteuttamiseen vuosille 2021-2022.

Hankkeen keskeisenä tavoitteena on hankkeeseen osallistuvissa kunnissa toteuttaa valmennusohjelma, jossa kokeilujen avulla otetaan käyttöön päätöksenteon, kokousten ja tiedonhaun sähköiset toimintamallit.

Hankkeeseen osallistuvat kunnat kartoittivat vuoden 2021 aikana toimintamalliin soveltuvia sähköisen päätöksenteon ja kokousten järjestelmiä. Kartoitusvaiheen tuloksena syntyi näkemys, jonka mukaan tarkoitukseen parhaiten soveltuu skaalautuva järjestelmä, joka on myös integroitavissa kuntien asianhallintajärjestelmään.

Integroimalla sähköinen päätöksenteko ja kokoukset kunnan asianhallintaprosessiin, hankkeessa voidaan parhaiten toteuttaa sellaiset sähköiset käytännöt, joilla on merkittävin vaikutus tavoiteltujen kustannussäätöjen saavuttamisessa.

Kansalipäällikkö on päätöksellään 11.6.2021 § 39 päättänyt hankkia Innofactor Software Oy:ltä sähköisen kokouksen, CloudMeeting (CM) edellä kerrottuun perustuen.

Valtiovarainministeriö on 30.6.2021 päätöksellään maksanut hankkeen toteutusta varten 80 000 euroa.

Hankkeen hankepäälliköksi vuonna 2021 valittiin Lilli Peltonen. Peltosen siirryttyä toisen organisaation palvelukseen hanketta johtaa kansliapäällikkö.

Kunnanvaltuustoa on tiedottu hankkeesta 23.11.2021 sekä kansliapäällikkö on kertonut hankkeesta kunnanhallitukselle ilmoitusasioissa talven aikana.  

Sähköinen kokous, CloudMeeting (CM)

Innofactor Sähköinen kokousjärjestelmä, Cloud Meeting (CM), on osa hallinnossa käytössä olevaa Dynasty-tuoteperhettä ja siten integroituu saumattomasti osaksi Dynasty10 asianhallintajärjestelmää. Sähköinen kokous on toimielinkokousten kokousmateriaalien tuottamiseen, jakeluun ja kokoustyöskentelyyn kehitetty selainkäyttöinen järjestelmä. Järjestelmästä toimitetaan suoraan kokouskutsut osallistujille ja jaetaan kokousasiakirjat osallistujille tietoturvallisesti. Järjestelmässä hallitaan myös läsnäolotiedot, puheenvuorot, vastaehdotukset, äänestykset.

Kokousosallistujat voivat mm. kommentoida listan asioita ja keskustella sähköisesti muiden osallistujien kanssa ennen kokousta tai sen aikana.

Palveluun julkaistaan yleisiä sekä toimielinkohtaisia tiedotteita ja ohjeita.

Sähköinen kokous soveltuu perinteiseen kokouspaikalla pidettävään kokoukseen, etäkokouksiin, jolloin ääni- ja näytönjako tapahtuu esim. Microsoft Teamsin välityksellä sekä sähköiseen ennen kokousta tapahtuvaan päätöksentekoon (KL § 100 ennakkoäänetys).

Aikataulu, pilotointi ja koulutus

Sähköinen kokous on asennettu, pääkäyttäjäkoulutuso on pidetty ja tausta-rakenteita ohjelmille on valmisteltu kunnan hallinnossa vuoden 2022 aikana.

Maalis-huhtikuun 2022 aikana hallinnossa toteutettin asianhallintapäällikön ohjauksessa kokousjärjestelmän testauksia. Testauksia jatketaan yhdessä muiden hankkeen kuntien kanssa sekä kuvataan toimintatapoja, jotta kaikki toiminnot ovat mahdollisimman sujuvia luottamushenkilöiden ottaessa käyttöön sähköistä kokousjärjestelmää.

Sähköistä kokousjärjestelmää pilotoidaan kahdella toimielimen kokouksissa (kunnanhallitus ja strategiatoimikunta). Näiden toimielinten sihteerinä toimii asianhallintapäällikkö. Strategiatoimikunnan pilottikokous pidettiin 16.5.2022. Kokouksessa esiteltiin luottamushenkilöohje ja kokoukseen osallistui tekninen avustaja. Järjestelmän käyttö onnistui kokousteknisesti ja toiminnallisesti suunnitelman mukaisesti.

Pilotointiajanjakso ajoittuu touko - syyskuulle 2022. Pilotointivaiheen jälkeen kokousjärjestelmän käyttö laajenee kaikille toimielimille asteittain vuonna 2022 - 2023. Luottamushenkilöille jaetaan ennen kokouksiin osallistumista järjestelmän käytön opetusvideo ja hankkeessa tuotetut koulutusmateriaalit. Lisäksi luottamushenkilöille järjestetään valmennus-ohjelman mukaista koulutusta syksyllä 2022.

Esittelijä pormestari Markku Koskinen

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää, että Kärkölän kunta ottaa käyttöön sähköisen kokouksen toimintamallin kunnan toimielimissä päätöksenteon, kokousten ja tiedonhaun sähköistämisen hankkeessa tuotetun etenemissuunnitelman mukaisesti.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Muutoksenhaku Muutoksenhakukielto

Jakelu toimialajohtajat

 asianhallintapäällikkö