Ympäristölautakunta
Pöytäkirja 19.10.2022/Pykälä 63

Ympäristölautakunta 19.10.2022 § 63  

499/02.08.00/2022  

Valmistelijat asianhallintapäällikkö jaana.nihtila@karkola.fi, puh. 044-770 2207

 ympäristösihteeri riitta.hyytiainen@karkola.fi, puh. 044-770 2235

Jo vuoden 2021 talousarviossa on hyväksytty rakennusvalvonnan sitovaksi valtuustotason tavoitteeksi sähköisen asioinnin käyttöönotto vuoden 2021 aikana. Rakennusvalvonnan sähköisen asioinnin käyttöönottoa ei ollut mahdollista eikä tarkoituksenmukaista viedä eteenpäin vuonna 2021. Rakennusvalvonnassa oli viranhaltijajärjestelyjä ja -muutoksia, eikä kuntaan saatu rekrytoitua vakituista rakennusvalvonnan viranhaltijaa. Rakennusvalvonnan sähköisen palvelun edistäminen on siirtynyt tämän vuoksi vuodelle 2022.

Kärkölän kunnassa on 1.1.2016 voimaan tullut sopimus Lahden seudun kuntien ja Lahden kaupungin välisestä paikkatietopalvelujen ostosta sekä Trimble Locus -järjestelmän käyttöoikeudesta. Sopimukseen kuuluvat Kärkölä, Orimattila, Hollola sekä Lahti.

Sopimuksen tarkoitus on, että Lahden kaupunkiseudun kunnat Hollola, Kärkölä, Lahti ja Orimattila ovat yhteisen Trimble Locus

-paikkatietojärjestelmän käyttäjiä. Lahti hoitaa yhteistyökuntien puolesta järjestelmän manageroinnin, käyttäjätuen ymv. tehtävät.

Lisäksi Lahti on tehnyt Trimblen kanssa sopimuksen Palvelukeskustoiminnasta, jota Lahti tarjoaa yhteistyökunnille. Sopimuksen perusteella Lahti on oikeutettu tarjoamaan yhteistyökunnille käyttöön Trimble Locus -järjestelmän osia sekä tuottamaan palveluja Trimble Locus -järjestelmän avulla Trimblen sopimuksessa mainitun Palvelukeskustoiminnan muodossa. Em. perusteella Lahden kaupungin henkilökunnalla on oikeus myöntää yhteistyökuntien käyttäjille pääsyn sopimuksessa mainittujen järjestelmän osiin käyttämään mainittuja osia yhteistyökuntien omiin tarpeisiin.

Trimble Locus laajennusosanhankinta perustuu edellä olevaan seutusopimukseen sekä alla olevaan kustannusarvioon:

Trimble sähköinen asiointi on yhteinen palvelu rakennushankkeeseen

ryhtyvän ja viranomaisen kesken.

Kunnanvaltuusto hyväksyi 26.9.2022 päätöksellään (§ 35) 15 000 euron suuruisen lisämäärärahan ympäristötoimen vuoden 2022 talousarvioon rakennusvalvonnan sähköisen asioinnin, arkiston ja rajapintasovelluksen hankintaan. Edellä mainitusta lisämäärärahasta maksetaan sähköisen arkiston lisenssimaksu 5 600 euroa (kertamaksu). Lisenssimaksu oikeuttaa  arkistoimaan myös mm. ympäristönsuojelun asiakirjat (muut kuin asianhallinnan asiakirjat), mikäli käyttöä laajennetaan. Dynasty-asianhallintajärjestelmään on jo kansliapäällikön päätöksellä 14.6.2022 § 46 tilattu arkistotietokanta sekä rajapintasovelluksen asennus. Asennukset suoritetaan 21.-22.11.2022.

Lisäksi vuoden 2022 lisämäärärahasta maksetaan loppuvuoden 2022 ylläpitomaksuja sekä osa käyttöönottokustannuksista (toteutuneiden tuntien mukaisesti).  

Ympäristötoimen vuoden 2023 talousarvioon rakennusvalvonnan sähköisen asioinnin hankinnalle käyttöönottokustannuksille (työt) varataan 6 000 euroa sekä sähköisen asioinnin, sähköisen arkiston, arkistosta haku/vienti, rajapintasovelluksen sekä piirustusten sähköisen leimauksen käyttö- ja ylläpitomaksuihin yhteensä noin 8 400 euroa.

Esittelijä ympäristösihteeri Riitta Hyytiäinen

Päätösehdotus Ympäristölautakunta päättää hankkia perusteluosan mukaisesti Trimble Locus sähköisen asioinnin, piirustusten sähköisen leimauksen sekä dokumenttienhallintaintegraation Dynasty-asianhallintajärjestelmään/sähköiseen arkistoon.

Päätös Hyväksyttiin yksimielisesti.

Muutoksenhaku Hankintaoikaisu ja oikaisuvaatimus